Reuniões Diárias (aka Standup Meetings – Daily Meetings)

Um dos meus primeiros contatos com Agilidade, em 2009, foi ter sido membro de um time que utilizava Scrum. Durante o meu onboarding, me informaram que a gente tinha um Daily Meeting todas quartas-feiras (ou seja, uma vez por semana). Isso soou de uma forma tão estranha que eu resolvi estudar o que era esse tal de Scrum.

Abaixo compartilho algumas vivências que foram úteis em algum momento ou que ainda uso atualmente.

Tokens para fala – organizando a reunião diária

Ouvir com intenção e atenção é um desafio. Os tokens da fala (pode ser uma caneta de quadro branco, uma bola de algum esporte, etc..), são objetos que facilitam identificar quem alguém está “com a palavra”. Enquanto uma pessoa estiver com o token e falando as demais pessoas devem prestar atenção e ouvir.

É util para times em que pessoas interrompem quando outra está falando.

Tokens para fala – gerando foco na reunião diária

Uma prática não muito comum, é de utilizar um timebox fixo para reunião diária, de 15 minutos. Já participei de times onde as reuniões diárias se extendiam por 30 – 45 minutos e até 1 hora. Esse é um anti-padrão onde ou as pessoas estão desfocadas, ou trazendo assuntos que não deveriam ser tratados na reunião diária OU alguém está monopolizando a daily.

A ideia é que se inicie o tempo, e alguém irá começar dando o seu update no formato normal:

  • O que eu fiz ontem para contribuir com o nosso objetivo da sprint?
  • O que eu vou fazer hoje para contribuir com o nosso objetivo da sprint?
  • Impedimentos, dúvidas, problemas, pedidos de ajuda…

Assim que a pessoa trouxer as suas contribuições, essa pessoa escolhe a próxima pessoa que deve falar.

O que acontece é que o time vai começar a “filtrar” pessoas que eventualmente falem demais ou tragam updates que não são relevantes para maioria das pessoas.

É uma prática que pode dar transparência a outros problemas de integração da equipe, comunicação, e etc.

Standup em outro idioma (portuñol) [créditos: Jorge Flor]

Em um dos times que tive a oportunidade de acompanhar, um dos consultores levantou a hipótese de que talvez o time tivesse entrado no “piloto automático” e precisava de alguma mudança para aumentar a eficiência.

A sugestão foi tentar uma forma diferente e divertida na reunião diária. O time não tinha ninguém que soubesse falar espanhol fluente, então passamos a realizar as reuniões diárias em “portunhol”. Foram momentos de descontração que acabou tirando as pessoas da zona de conforto e gerou oportunidades para voltar a fazer reuniões diárias mais objetivas e mais eficientes.

Um fracasso homérico sobre pontualidade em dailies

Em uma equipe com diversos times que atendiam a uma grande organização, começamos a ter problemas com o comprometimento para estar todo o time presente nas reuniões diárias.

Em algum momento, fizemos um experimento que quem chegasse atrasado deveria ser “multado” e pagar 2 reais por dia de atraso. O dinheiro seria revertido ao próprio time (sorvete, chocolate, refrigerantes e etc).

Esse experimento piorou o comprometimento com a daily. O que começou a se observar foi que as pessoas avaliavam que 2 reais era “barato” e estavam dispostas a pagar esta multa para se atrasar ou simplesmente deixar de ir.

Daily: a hora para tirar os fones de ouvido e conversar

Um anti-padrão que eu observei em muitas “euquipes” é que as pessoas que compões o time deixam para conversar entre si apenas durante as reuniões diárias. O problema é que se as pessoas fazem parte do mesmo time, compartilham os mesmos objetivos, essas conversas deveriam ocorrer ao longo do dia para questões específicas. Sem falar que deixar apenas pra daily, significa que algumas dúvidas ou questões vão ter de esperar 24 horas para serem respondidas/resolvidas. Esse desperdício gera impacto nas entregas e aumenta o tempo em que se leva para receber feedback sobre aquilo que está sendo desenvolvido.

Daily: quando todas pessoas estiverem disponíveis a gente faz a daily..

Outro anti-padrão é não ter disciplina com a reunião diária. Uma das razões de repetir sempre o mesmo horário é criar o hábito. Por exemplo: temos daily todos os dias as 09:00 am. Assim, as pessoas assumem um compromisso com a reunião e reduz a probabilidade de atraso ou indisponibilidade.

Se as pessoas que trabalham no time não priorizam a reunião diária ela se torna “opcional”. Se por acaso alguém não estiver disponível, é “mais fácil”, “mais confortável” adiar a reunião ou simplesmente deixar para fazer a reunião amanhã.

O problema é que para times que trabalham com sprints de 2 semanas, 1 dia útil representa 10% do tempo planejado. Se nesse dia, haviam questões para pedir ajuda, responder ou colaborar, é possível de que se crie um impacto negativo e indesejado na entrega caracterizada pelo objetivo da Sprint.

Não deixe toda responsabilidade de atualização de status para a Daily

A reunião diária é um momento aberto para que qualquer pessoa interessada possa participar como ouvinte e qualquer pessoa comprometida participa ativamente compartilhando o que fez e pretende fazer para atingir os objetivos do time.

Entretanto, outros artefatos que o time venha a utilizar como por exemplo: CFD (cumulative flow diagram) na parede ou em alguma ferramenta web/online, quadro de tarefas (o que está sendo trabalhado, quais os próximos itens prioritários a serem trabalhados, quem é responsável por cada frente de trabalho que está em andamento, etc).

O ponto é: a informação deve estar sempre disponível, preferencialmente sem que alguém precise perguntar.

Um dos desafios é acertar na granularidade das informações. Um(a) VP, um(a) Diretor(a), não deve focar na granularidade de funcionalidade ou tarefa de desenvolvimento de software. Funções estratégicas devem se preocupar com questões mais macro do que micro.

 

Anúncios

Deixe um comentário

Preencha os seus dados abaixo ou clique em um ícone para log in:

Logotipo do WordPress.com

Você está comentando utilizando sua conta WordPress.com. Sair /  Alterar )

Foto do Google

Você está comentando utilizando sua conta Google. Sair /  Alterar )

Imagem do Twitter

Você está comentando utilizando sua conta Twitter. Sair /  Alterar )

Foto do Facebook

Você está comentando utilizando sua conta Facebook. Sair /  Alterar )

Conectando a %s