Lean Coffee – uma maneira diferente de conduzir reuniões

Definição

Lean Coffee é uma reunião estruturada com um foco ou tema pré-definido onde a pauta é criada de forma emergente pelos participantes. Os participantes se juntam em um mesmo espaço físico (quando não é conduzida de forma remota) para listar assuntos de interesse relacionados ao tema. Neste processo, os participantes montam uma agenda de assuntos priorizada e iniciam a reunião. As conversas tendem a ser mais focadas e produtivas dado que a pauta foi construída de forma emergente e democrática.

Como funciona

Após explicar as regras e como funciona, o primeiro passo é realizar um Brainstorming de assuntos para discussão. É interessante que se delimite um timebox de 3 a 6 minutos para uma sessão de 1 hora de Lean Coffee.

Após este timebox é importante que os assuntos elencados pelos participantes sejam clarificados e compreendidos entre todos. Além de ler todos itens, os participantes podem explicar os post its que escreveram para facilitar o entendimento do grupo.

Se você estiver utilizando post-its para listar os assuntos, uma das formas mais comuns de conduzir uma sessão de Lean Coffee é criando um quadro de tarefas com 3 estágios: Para discussão, Em discussão e Finalizado.

Quando os assuntos forem listados, os participantes devem escrever um único tópico por post-it e adicionar no estágio “Para discussão” (como na figura acima), não há limite para quantos assuntos um participante pode criar e adicionar.

 

O próximo passo é priorizar os assuntos. A título de exemplo e por simplicidade, utilizaremos a técnica de dot-voting (ou votação por pontos). Vamos imaginar que o grupo de participantes deste Lean Coffee era composto por 8 pessoas e quem estava facilitando distribuiu um voto para cada pessoa (o número de votos é variável de acordo com a quantidade de assuntos e participantes). As pessoas devem escolher o assunto de seu maior interesse e colocar o seu voto. A figura abaixo é uma representação de como ficaria o quadro de assuntos após a votação e ordenação por maior quantidade de votos.

Dado que o backlog de itens para discussão foi priorizado por maior quantidade de votos, o grupo discute os assuntos de maior relevância para todos primeiro.

Outro elemento importante do Lean Coffee é a existência de outro timebox para discutir cada um dos tópicos. O tempo que cada assunto será discutido deve ser decidido pelo time antes de iniciar a discussão ou informado pelo facilitador. Algo entre 5-10min tende a ser o padrão. Existem variações onde se dá mais tempo aos primeiros assuntos (dado que eles foram priorizados pelos participantes) e esse tempo vai sendo reduzido para os outros assuntos (15 – 10 – 5 – 1).

Neste momento, temos uma lista de assuntos para discussão, ordenada pelos participantes e uma definição de intervalo de tempo para discussão. O próximo passo é mover o assunto do topo do Backlog para a coluna “Em discussão”, iniciar o cronômetro e o grupo conversa sobre o assunto até o término do timebox ou quem escreveu o item estar satisfeito com as respostas recebidas.

O facilitador deve garantir que o foco da conversa é mantido ao redor do assunto e que apenas uma conversa por vez está ocorrendo. Não devem haver conversas paralelas ou outros assuntos sendo abordados pelo grupo.

Caso o tempo pré-definido acabe antes do fim da discussão deste assunto, o facilitador conduz uma votação binária chamada thumbs voting, onde ao mesmo tempo, os participantes devem sinalizar se são a favor de continuar a conversa sobre este mesmo tema ou se acreditam que o assunto deve ser interrompido e o próximo assunto deve ser iniciado.

Caso a maioria mostre o polegar para cima, a discussão segue com mais um slot de tempo. Não é comum de um assunto se extendido mais de 2 vezes. Caso a maioria mostre o polegar para baixo, encerra-se a discussão deste assunto e se parte para o próximo tema.

É comum que a discussão gere insights ou ações para um ou mais participantes. Algumas vezes por meio de recomendações de leituras ou outras fontes e referências para se aprofundar no tema. É importante que os participantes tenham seus próprios meios de fazer anotações durante as conversas.

Por fim, o item discutido é movido para coluna “Finalizado” e o próximo item do topo da coluna “Para discussão” é movido para a coluna “Em discussão”.  Repita este processo até o fim do tempo da reunião ou dos itens do backlog (caso seja importante endereçar todos).

Para equipes remotas, também é possível conduzir reuniões no mesmo formato utilizando ferramentas como o Trello (trello.com) ou o IdeaBoardz (ideaboardz.com) para listar os assuntos e construir o quadro. Para conectar os participantes, o grupo pode se conectar via Hangout, Skype, Appear.in, Zoom ou através da sua ferramenta de video conferência favorita. Funciona muito bem! Os votos podem ser feitos pedindo que cada membro do time se coloque como membro do card que quer votar. O facilitador pode utilizar um cronômetro online e compartilhar a sua tela para que todos vejam o tempo faltante.

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