Retrospectivas: o que devo fazer para melhorar minhas retrospectivas?

Recebi um e-mail com esta pergunta: “O que você me recomendaria para melhorar as retrospectivas no meu time?”
Sem entender o contexto específico do time e da organização, a minha primeira reação é pensar nas pessoas. Fazer com que as pessoas estejam cientes das retrospectivas, seus objetivos, participantes e responsabilidades faz com que as retrospectivas sejam melhores. Embora pareça óbvio e auto-explicativo, abaixo desenvolvo o assunto:
Meus principais pontos são:
  • Tenha claro e de forma explícita QUEM participará de cada retrospectiva.
  • Garanta que cada participante conhece ou no mínimo reconhece todos os outros participantes.
  • O facilitador deve deixar claro o objetivo específico da retrospectiva e o período de tempo que a mesma visa a guiar a discussão (último sprint, última entrega, último mês, próximo ano [futurespective], etc..). Caso o facilitador não seja experiente, você como participante deve questionar.
  • Como esta retrospectiva vai se relacionar com os objetivos e valores do nosso grupo/time/produto/projeto/departamento/organização?
Retrospectivas são um momento para reflexão e geralmente se trate de um exercício coletivo onde todos tem de refletir e pensar para contribuir com os pontos mais relevantes. É importante entender quem são os participantes da retrospectiva e que eles conheçam uns aos outros.
Para que os participantes conheçam uns aos outros existem diversas dinâmicas e quebra-gelos que podem ser utilizadas antes ou até mesmo durante uma cerimônia (ou reunião) de retrospectiva. Algumas delas são:

“Apresentação em pares” (“Peer Introduction“):

  • Junte os participantes em duplas e defina um timebox (5 minutos tende a ser suficiente). Neste tempo, cada um deles deve fazer perguntas, anotar as respostas (se necessário) e preparar uma apresentação sobre o outro. Após o timebox, cada participante tem até 60 segundos para apresentar o outro para o grupo. Como resultado, isso faz com que as pessoas pratiquem a expor ideias e ajuda a gravar e conhecer alguem que provavelmente está ou estará trabalhando mais próximo.

“Duas mentiras e uma verdade” (“Two truths and one lie“):

  • Peça para que cada participante pense em duas mentiras e uma verdade sobre si mesmo. Feito isto, cada um deve escrever o seu nome e as 3 frases em ordem randômica  em um post-it. Após todos terminarem, peça para que as pessoas circulem pela sala, lendo uns para outros as suas mentiras e verdades e pedindo para os outros adivinharem.

“Paulo Pontual” (“Punctual Paulo“):

  • Peça para que cada participante pense em um adjetivo que tenha como primeira letra a primeira letra do nome do participante. Por exemplo: Motta – Modesto. Está dinâmica exerce uma das técnicas de memorização a associação.
Existe uma infinidade de outras dinâmicas e opções.

 

Safety Check

Como facilitador, ​ uma ferramenta amplamente conhecida que pode ser utilizadas é o Safety Check (também conhecido como Create Safety). Esta é uma forma eficaz de entender o quão confortável um time, ou melhor, um grupo de participantes (nem sempre é um TIME), se sente. A ideia é de que estes consigam conversar e discutir de forma aberta e respeitosa. Não basta executar o Safety Check e olhar para os resultados, é importante que o grupo converse e reflita (o facilitador deveria planejar uma quantidade de tempo para reflexão individual e para uma reflexão em grupo). Quando o resultado de um Safety Check é majoritariamente negativo, pode não ser uma boa ideia prosseguir com uma retrospectiva. Além de poder ser danoso aos participantes, pode agravar problemas ou dificuldades de relacionamento, desentendimentos entre os participantes. É muito difícil de se construir um relacionamento e é muito fácil destruir um relacionamento. Em casos onde apenas um ou poucos não se sentem confortáveis em expor suas ideias e pensamentos com aquele determinado grupo, uma das minhas abordagens prediletas é uma dinâmica onde o grupo pratica empatia.

Dinâmica da empatia

A proposta é que todos os participantes tentem se colocar no lugar de alguém, que eles não sabem quem é mas está presente e não está se sentindo confortável. Feito isto, eles devem responder duas perguntas: A) Porque “eu” me sinto desta forma? e B) O que “eu” vou fazer para não “me” sentir assim?. Utilizei as aspas para destacar que a maioria das pessoas irá imaginar porque alguém se sente daquela forma e propor soluções para o problema. Quem de fato está com aquele problema, também terá de expressar o que sente.

 

A Teoria do Bode na Sala..

Outro cenário comum é quando algum participante do grupo possui um cargo ou posição hierárquica na organização muito diferente dos demais. Por exemplo, a presença de um gestor na sala (dependendo da organização) pode significar que o grupo apenas concorde e não contribua com suas experiências e opiniões. Nestes casos, uma alternativa possível seria o facilitador conversar diretamente com este indivíduo da forma mais educada e objetiva possível para avaliar se esta pessoa deveria ou não sair da sala para não participar da retrospectiva.

Ao acompanhar o histórico e as tendências dos exercícios de Safety Check, pode ser extremamente valioso entender a correlação de eventos e como estes geram impactos negativos nos relacionamentos entre os participantes do grupo e as suas aberturas  quanto a discussão de temas que podem não ser triviais. Como participante, é sua responsabilidade estar ciente do objetivo e do propósito da retrospectiva que você está participando. Sempre que você estiver em dúvida ou não estiver claro, é sua responsabilidade e perguntar ao facilitador e ao resto do grupo. Caso o facilitador não tenha deixado claro, ajude o facilitador a ser um facilitador melhor!

Dependendo do objetivo, você pode estar participando da retrospectiva por razões distintas. Estas podem variar entre contribuições de experiências anteriores ou até mesmo vivências do dia-a-dia, compartilhando preocupações ou problemas que poderiam acumular ou crescer e acabar gerando um impacto ainda maior a organização e as pessoas. Na maioria dos casos, o principal objetivo e motivação para se ter reuniões periódicas de Retrospectivas é para servir como motor para a melhoria contínua (Kaizen).

 

Por fim, o ponto é o seguinte: as Retrospectivas só agregam valor e trazem resultados se as PESSOAS se importarem, entenderem PORQUE é feito, acreditarem no VALOR e mais do que isso, vivenciem as MUDANÇAS e melhorias proporcionadas pelos itens de ação que forem gerados ao longo das retrospectivas.

O ebook completo (em inglês) com as 21 dicas sobre retrospectivas pode ser baixado aqui:

https://retrium.com/ebook/become-a-retrospective-rockstar

retrium_ebook_cover

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